Ein Gespräch zwischen David Fischer, Sales Manager bei ORTEC, und Guido Zander, Geschäftsführender Partner der SSZ Beratung, über aktuelle Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung nicht nur zu Corona-Zeiten.
Was hilft nun tatsächlich dabei, den Personaleinsatz in der Logistik wirtschaftlich zu optimieren, und dabei gleichzeitig die Kundenanforderungen bedienen als auch eine gesundheitsverträgliche Arbeitszeit gewährleisten zu können? Mit dieser Fragestellung setzt sich Dr. Burkhard Scherf, Geschäftsführender Partner der SSZ-Beratung in seinem Blogbeitrag auseinander und präsentiert uns seinen Lösungsansatz…
Unter diesem Motto schaffte es ORTEC bei der Teilnahme auf dem renommierten „Entscheider-Event“ unter die Top 5-Digitalisierungsthemen in der Gesundheitsbranche!
Der „Entscheider-Event“ wird jährlich von der „Entscheiderfabrik“, einem Inkubator für Digitalisierungsprojekte in der Gesundheitswirtschaft, organisiert. 644 hochkarätige Experten aus der IT-, Medizintechnik- und Gesundheitsbranche wählten Mitte Februar 2020 im Düsseldorfer Industrie-Club aus 12 Vorschlägen, die es in die Endrunde geschafft haben, die wichtigsten 5 digitalen Themen im Gesundheitswesen aus. Die Teilnehmer repräsentieren unter anderem 36 Branchenverbände, über 800 Einzelstandorte von Kliniken und 130 Industrieunternehmen und Beratungshäuser. Auch ORTEC hat teilgenommen – und schaffte es mit der ORTEC‘s Selbstplanung und der dazugehörigen Employee Self Service App für die Personaleinsatzplanung in die prämierten Top 5!
Zwei Klinikpartner haben sich das Thema „Selbstplanung“ ausgewählt und werden mit ORTEC gemeinsam ein Projekt beginnen. Im Rahmen des Projekts besuchen wir dabei auch einen Krankenhausträger in den Niederlanden, der sich schon seit zehn Jahren erfolgreich mit dem Thema Selbstplanung befasst“, kündigt Haberscheidt an. „Hier ergibt sich die Möglichkeit zu einer wertvollen Sparring-Session von Kollege zu Kollege zum diesem spannenden Thema – und das in einem hochmotivierten und kreativen Projektumfeld.“
„Arbeite doch einfach, wann Du willst!“ Mit diesem provokanten Titel ihrer Präsentation gewannen Willem-Jan Verhoef, Business Manager, und Harald Haberscheidt, Senior Sales Manager bei ORTEC Healthcare, schnell das Interesse der Teilnehmer. Am einem Beispiel der Waldkliniken Eisenberg zeigten sie eindrucksvoll auf, wie ORTEC dort nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit durch Selbstplanung auf Basis einer Jahreskapazitätsplanung signifikant verbessern möchten.
Zusammen mit Geschäftsführer und David-Ruben Thies und Toren Böhnel, Leiter Kapazitäts- und Pflegemanagement der Waldkliniken Eisenberg, erläuterten die beiden ORTEC-Experten den Teilnehmern zunächst die wichtigsten Ziele, die ein Krankenhaus gemeinsam mit ORTEC bei der Personaleinsatzplanung erreichen wollen:
Das Finden und Binden von qualifizierten und gleichzeitig motivierten Mitarbeitern stellt für viele Unternehmen heutzutage eine große Herausforderung dar. Wie stellen Sie sicher, dass sich Ihr Unternehmen vom Wettbewerb abhebt und Ihre Mitarbeiter gerne und motiviert für Sie arbeiten? Oder um es aus einer anderen Sicht zu betrachten: Wie stellen Sie sicher, dass sich die Balance zwischen Arbeit und Freizeit im Gleichgewicht befindet?
Ein möglicher Weg als attraktiver Arbeitgeber zu glänzen, besteht darin, einen Schichtplan zu erstellen, der den individuellen Bedürfnissen und Präferenzen Ihrer Mitarbeiter entspricht. Dies kann durch ORTECs Personaleinsatzplanung gewährleistet werden. Durch die Einbindung in den Planungsprozess schaffen Sie die Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter, den Beruf und das Privatleben miteinander zu vereinbaren. Die Folgen lassen sich ableiten, wenn man bedenkt, dass sich eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit gleichzeitig auf die Qualität der Arbeit sowie die Gesundheit der Mitarbeiter auswirkt.
Nachfolgend möchten wir Ihnen drei Maßnahmen vermitteln, wie Sie mehr Akzeptanz für die Erstellung Ihrer Schichtpläne erhalten. Insbesondere dann, wenn Ihre Personaleinsatzplanung – gekennzeichnet durch Schwankungen oder ein Mehrschichtsystem – einen hohen Komplexitätsgrad aufweist, werden Ihnen die folgenden Tipps zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit verhelfen.
Nicht nur… Denn schon immer werden Schichten unter den Mitarbeitern getauscht. Ein offizieller Kanal kann hier den Aufwand für den Planer/Vorgesetzten reduzieren und gleichzeitig zu einem Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit führen. Unter Berücksichtigung von Arbeitszeitkonten, Qualifikationen, Arbeitszeitgesetzen, Tarifwerken und Betriebsvereinbarungen in der Dienstplanung obliegt auch die Hoheit noch immer beim Planer oder Vorgesetzten.
…entlastet nicht nur den Planer. Viel mehr sorgt es für mehr Akzeptanz der Personaleinsatzplanung durch die Mitarbeiter sowie eine schnellere Fertigstellung dessen. Offene Dienste werden über ORTECs Mitarbeiter-Portal (Web oder App) veröffentlicht. Hierbei werden nur die Mitarbeiter berücksichtigt und benachrichtigt, die über die entsprechenden Qualifikationen verfügen, noch genügend Stunden zur Verfügung haben und bei denen keine Verstöße (Arbeitszeit, Tarifwerke oder Vereinbarungen) entstehen, um den Dienst wählen zu können.
Durch die Selbstplanung binden Sie Ihre Mitarbeiter vollständig in die Personaleinsatzplanung ein und verschaffen ihnen somit die Freiheit ihren eigenen Schichtplan zu erstellen. Ein gängiges Vorgehen besteht in der auf Runden basierenden Selbstplanung. Sie bestimmen hierbei, wie viele Mitarbeiter, mit welchen Qualifikationen, wann, in welcher Abteilung benötigt werden.
Basierend hierauf beginnen Ihre Mitarbeiter ihren Wunschdienstplan zu erstellen. Sofern nach der ersten Runde Schichten unter- oder überbesetzt wurden, kann der Mitarbeiter seine Präferenzen abändern und Pluspunkte sammeln, sodass er in zukünftigen Dienstplanentscheidungen bevorzugt behandelt wird. Sofern nach zwei Dienstplanungsrunden kein finaler Plan entstanden ist, liegt es beim Planer, die Personaleinsatzplanung in der dritten Runde zu finalisieren.
Das gerade beschriebene Planungsvorgehen mit der Personaleinsatzplanung-Software von ORTEC hat den entscheidenden Vorteil, dass die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter weitestgehend berücksichtigt werden. Zusätzlich zu der eben erwähnten Auswahl von Präferenzen lassen sich optional „Joker“ vergeben, um wichtige Dienstwünsche (zu arbeiten oder auch nicht arbeiten zu wollen) mit einer besonderen Priorität zu behandeln.
Die Berücksichtigung der Präferenzen Ihrer Mitarbeiter in der Dienstplanung führt zu einer spürbaren Verbesserung der Work-Life-Balance. Um neben den Wünschen und Präferenzen der Mitarbeiter die betrieblichen sowie gesetzlichen Regularien und benötigten Qualifikationen nicht außer Acht zu lassen, bedarf es einer intelligenten Personaleinsatzplanung. Auf Basis der obengenannten Prämissen stellt ORTEC durch den Einsatz intelligenter Algorithmen sicher, dass Wünsche und Prämissen mit Regeln und Qualifikationen vereinbart werden.
Seien Sie auf den kommenden Beitrag zum Thema „Die zwei wichtigsten Faktoren für eine optimale Personaleinsatzplanung“ gespannt.
Viele Grüße
David Fischer
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verzichtet ORTEC auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d). Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.