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Kostenfallen bei der Personaleinsatzplanung mit Cost-to-Serve identifizieren

Starten Sie jetzt Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess durch Big Data und Cost-to-Serve

Als Dienstleister mit hohem Personaleinsatz stehen Sie gleichermaßen im B2B- und B2C-Bereich jeden Tag vor großen Herausforderungen: Ihre Kunden erwarten von Ihnen höchste Servicequalität. Doch steigende Kosten erfordern kontinuierlich effizientere Geschäftsprozesse. Ihre Mitarbeiter wollen zudem ihren Qualifikationen und Erfahrungen entsprechend bedarfsgerecht eingesetzt werden, um die Motivation hochzuhalten. Außerdem müssen Sie immer wieder personelle Engpässe überbrücken, nicht nur in Corona-Zeiten. Hand aufs Herz: Haben Sie da noch die Kosten Ihrer Prozesse im Blick? ORTEC hilft Ihnen mit der Cost-to-Serve-Analyse, rund um alle betrieblichen Abläufe der Personaleinsatzplanung und der Tourenplanung im Außendienst eine vollständige und verursachergerechte Kosten-Transparenz zu schaffen.

Ihre Daten liefern die Basis

Sie wissen: Nur mit möglichst niedrigen Prozesskosten können Sie betriebswirtschaftlich erfolgreich sein. Was Sie wahrscheinlich aber noch nicht wissen: Wie sehen diese Prozesskosten eigentlich genau aus? Die gute Nachricht: Oftmals verfügen Sie bereits über verlässliche Datenmengen – Stichwort Data Analytics.

  • Anzahl Kundentermine pro Tour
  • Kilometer pro Stopp
  • Zeitaufwand pro Tour und Kunde
  • Antreffquote
  • Pünktlichkeitsquote
  • Verhältnis zwischen Fahrzeit und Arbeitszeit

sind nur einige Beispiele. Vielleicht können Sie einige Werte bereits explizit und digital abrufen. Wenn nicht, müssen diese bereitgestellt werden und die Basis für tiefergehende Analysen liefern. Die Lösung ist ein intelligentes Advance Analytics Tool, das Ihnen sämtliche Informationen transparent präsentiert und Ihre tatsächliche Ausführung mit den vorab definierten KPIs vergleicht. Mit ORTEC Big Data behalten Sie den Überblick und leiten Ihre langfristige Strategie aus verschiedenen KPIs ab. Ob es sich bei den Datenquellen um ORTEC Softwarelösungen aus den Bereichen Personaleinsatzplanung und Tourenplanung handelt oder ob Sie externe Datenquellen aus Ihren Bestandsystemen hinzuziehen möchten, ist Ihnen überlassen. Wichtig ist: Je besser die Datengüte (Qualität und Quantitäten), umso genauer die Analyse!

KPI Dashboard

Prozessoptimierung in der Personaleinsatzplanung

ORTEC hilft Ihnen dabei, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in der Personaleinsatzplanung und der Tourenplanung im Außendienst anzuschieben. Unabhängig davon, in welchen Branchen und Bereichen Sie aktiv sind.
Setzen Sie jetzt mit uns einem wirksamen digitalen Hebel über Zahlen, Daten und Fakten an, um Ihre Personal- und Servicekosten zu senken.
Basis bildet die Cost-to-Serve-Analyse von ORTEC. Sie ist die Grundlage für die Ermittlung und Nutzung von Kostensenkungspotenzialen individuell für jeden Kunden. Dazu klären wir beispielsweise, wie viele Kilometer Ihre Außendienstmitarbeiter im Durschnitt zwischen zwei Aufträgen zurücklegen, wie oft sie vor verschlossenen Türen stehen oder wie gut die mit Ihren Kunden vereinbarten Service Level Agreements eingehalten werden.
Mit der so erzielten Kostentransparenz identifizieren wir gemeinsam Maßnahmen zur Steigerung Ihrer Profitabilität und optimieren daraufhin Ihre langfristige Strategie.

Vom Bauchgefühl zur proaktiven Entscheidungsfindung

Auf einem übersichtlichen und intuitiven Dashboard (siehe Abbildung) werden die Ergebnisse von uns transparent analysiert und aufbereitet, und zwar automatisiert. Sie erkennen auf einen Blick die Abweichungen des IST vom SOLL, also die Differenzen zwischen der Kostenplanung und der Ausführung sowie die Leistungskennzahlen (KPIs) und damit die tatsächliche Kunden- und Dienstleistungsprofitabilität. Sie identifizieren Kostentreiber und priorisieren die wesentlichen Hebel. Dabei werden nicht nur vorkonfigurierte Kennzahlen angezeigt, Sie können alle Angaben frei auswählen und selbst konfigurieren. So reagieren Sie nicht mehr nur auf ihr Bauchgefühl und grobe Schätzungen, sondern schieben einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess durch proaktive Entscheidungsfindungen an. Fazit: Mit der Cost-to-Serve-Analyse nutzt ORTEC Data Science und das eigene Tool Big Data Portal, um Mehrwerte auch für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Sie möchten nähere Details über die Cost-to-Serve-Analyse in der Personaleinsatzplanung und der Außendienst-Tourenplanung von ORTEC erfahren?

Kontaktieren Sie uns:
David Fischer, Sales Manager
E-Mail: david.fischer@ortec.com

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„Technischer Service in Krisenzeiten – Jetzt schon an morgen denken!“

In den Wochen und Monaten nach Ausbruch der Corona-Pandemie hat sich auf dem Arbeitsmarkt einiges gedreht: „Berufe, die noch bis vor Kurzem mit Abschätzigkeit betrachtet wurden und deshalb auch über Fachkräftemangel zu klagen hatten, können nun fordern: Von der Politik und von den Auftraggebern“, schreibt Prof. Christian Kille von der Universität Würzburg. Er ist einer der Mitarbeiter eines 32-köpfigen Expertengremiums. Doch es geht nicht nur um das Personal, sondern auch um eine schnelle Prozessoptimierung durch Digitalisierung.

 

Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen – veränderte Anforderungen mit Neuplanung begegnen

Das Corona-Virus stellt derzeit jedes Unternehmen ob groß oder klein vor neue Herausforderungen. So auch die Field Service Branche. Dienstleister wie Entstörungs-, Reparatur- oder Wartungsunternehmen stehen heute, mehr denn je, vor der Herausforderung schnell und dennoch wirtschaftlich zu handeln. Denn gleichzeitig muss das „normale“ Business, soweit es geht, weiterlaufen: Aber unter den neuen Bedingungen können Einsatzplanung, Tourenoptimierung und Terminvergabe im Außen- und Kundendienst zur nie gekannten Herausforderung werden. Lösungen von ORTEC können hier – auch kurzfristig – einen wichtigen Beitrag für die Prozessoptimierung in herausfordernden Zeiten leisten. Der Ansatz von ORTEC: Dienstleistung statt IT-Projekt.

Wir bieten Soforthilfe in Form einer zeitnahen Berechnungsdienstleistung für

  • Servicemitarbeitereinsätze
  • Touren
  • Gebiete
  • Anfahrtage

Dazu schicken Sie uns Ihre Testdaten (als Excel….) – wir berechnen für Sie mit unserer Software entsprechend der veränderten Bedingungen und zum sofortigen operativen Einsatz!
Reduzierte Einsätze beim Kunden, komplette Ausfälle oder auch der Bedarf an zusätzlichen Mitarbeiterkapazitäten – kurz gesagt, komplett veränderte Anforderungen. All dies erfordert eine Neuausrichtung und sorgt für Unternehmen der Dienstleistungsbranche dafür, einsatzfähig und konkurrenzfähig am Markt zu bleiben.
Viele Betriebe müssen in diesen herausfordernden Zeiten ihr tägliches Planungspuzzle völlig neu zusammensetzen. Und das unter hohem Zeit- und Kostendruck.

Start für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Wir simulieren und planen Ihre Szenarien für Sie – kurz- oder mittelfristig, unkompliziert und zuverlässig. Die Ergebnisse erhalten Sie direkt von uns, ohne, dass Sie OSP auf Ihren Rechnern installieren müssen. Und zwar von heute auf morgen. Gleichzeitig leiten Sie so schon heute einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein, mit dem die Krise zur Chance wird.

Sie möchten nähere Details über erfolgreiche Kundenprojekte? Besuchen Sie unsere Landingpage!

Kontaktieren Sie uns:

David Fischer, Sales Manager

E-Mail: david.fischer@ortec.com

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ORTECs Tourenplanungslösungen für den Energiedienstleistungsmarkt – neue Märkte erschließen

Seit fast 40 Jahren beschäftigt sich ORTEC mit Tourenplanungsproblemen im Bereich der Transport-, Handels- und Dienstleistungslogistik (Field Service Management). Gerade im Hinblick auf den Dienstleistungsmarkt zeichnet sich ab, dass die klassische Tourenplanung im Sinne der Reduktion von zu fahrenden Kilometern nicht ausreicht, um den Endkunden den gewünschten Servicegrad zu bieten. Besuchszeitfenster, schnelle Reaktionszeiten und eine transparente Kommunikation sind hier ein notwendiges Mittel, um sich diesen Wettbewerbsvorteil als Dienstleistungsanbieter sichern zu können.

Der Dienstleistungsbereich im Energiemarkt ist derzeit einem extremen Wandel unterworfen. Die Digitalisierung beeinflusst dieses Geschäft zunehmend, wenn man bedenkt, dass Leistungen, wie das Ablesen von Zählerständen zunehmend remote, ohne die Anwesenheit des Mieters oder Vermieters, stattfinden können. Grund genug, sich damit zu beschäftigen, welche Leistungen in Zukunft den Kundenkontakt gewährleisten und somit zunehmend die Qualität des Kundenservice widerspiegeln. Technikerbesuche fallen nicht gänzlich weg. Vielmehr gehen wir davon aus, dass in Zukunft mehr hochqualifizierte Techniker mit der Wartung, Störungsbehebung und Reparatur in den privaten Haushalten aktiv werden. Ein klassisches Beispiel zeigt der Trend zur zunehmenden Selbstversorgung und Abspeisung überschüssiger Energie durch Privathaushalte. Hausbesitzer, die sich Ihre PV-Anlagen auf Hausdächer montieren lassen und über einen Energiespeicher im Keller mit Ihrem gewonnenen Strom haushalten. Anlagen, die Wartungen unterzogen werden müssen oder Störungen unterliegen sind hier die Regel, so dass es zunehmend wichtiger wird, schnell und dennoch effizient zu reagieren, um eine kontinuierliche Versorgung zu gewährleisten.

Teil 1: Q&A mit David Fischer

https://www.youtube.com/watch?v=kTQgCjgDr5k&t=5s

Schnell und effizient zu handeln bedarf Erfahrung und vor allem Rechenleistung. Rechenleistung, die der Mensch zu liefern nicht im Stande ist, so dass wir uns auf Computer und geeignete Softwarelösungen stützen müssen. Genau hier greift ORTEC durch seine Erfahrung mit der datengestützten Entscheidungsfindung ein und wägt eine Vielzahl von Entscheidungsalternativen innerhalb weniger Sekunden ab, so dass das Ziel, schnell und gleichzeitig effizient zu handeln, erfüllt werden kann.

Mehr über ORTEC und unsere Erfahrungen insbesondere im Bereich der Projektrealisierung und datengestützten Entscheidungsfindung erfahren Sie in der kommenden Woche im Q&A Teil 2.

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5 Tipps für Ihre Field Service Management – Tipp #5

Unter der Überschrift „Berücksichtigen Sie Unsicherheiten (in der Tourenplanung)“ stellten wir Ihnen dar, wie bestimmte Einflüsse, wie die regionale Verkehrslage, das Wetter oder Krankheiten die bestehende Planung beeinflussen können. Im letzten Teil unserer BLOG-Reihe befassen wir uns mit dem Change-Management. Ein Prozess, der zwingend in einem IT-Projekt berücksichtigt werden sollte.

#5 – Sagen Sie „Ja“ zu Veränderungen

Alteingesessene Prozesse und historische Methoden sorgen für optimale Sicherheit. Never change a running system… – Falsch gedacht. Denn die Welt dreht sich weiter und die Digitalisierung schafft Wettbewerbsvorteile für diejenigen, die sich aus ihrer Komfortzone bewegen. Ein IT-Projekt ist so gut wie immer mit einem Change-Management-Prozess im Unternehmen verbunden. Gerade die Implementierung einer neuen Softwarelösung für Kernbereiche des Unternehmens wie die Koordination der Service-Teams (Tourenplanung) oder die Einsatzplanung der Mitarbeiter (Dienstplanung) lebt von der Akzeptanz seiner Endnutzer und kann nur dann erfolgreich im Unternehmen umgesetzt werden, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Tragen Sie also dafür Sorge, dass Sie die neuen Technologien im Sinne eines Change-Management-Prozesses einführen, um somit Anklang bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu finden.

Sie fragen sich, welche Handlungsempfehlungen Ihnen ORTEC auf Basis unserer fast 40 Jahren Erfahrung geben kann? Sprechen Sie uns gerne an!

Sie haben einen unserer 5 Tipps für Ihr Field Service Management verpasst? Kein Problem. Auf unserem BLOG finden Sie neben Tipp #5 auch die vorangegangenen Tipps #1 – #4.

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5 Tipps für Ihr Field Service Management – Tipp #4

Der nächste Tipp für Ihr Field Service Management fokussiert sich auf das Thema ,,Unsicherheiten in der Tourenplanung.“

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5 Tipps für Ihr Field Service Management – Tipp #3

Wie versprochen präsentieren wir Ihnen heute Tipp #3 unserer Blogreihe „5 Tipps für Ihr Field Service Management“. Nachdem wir in den vergangenen Wochen über die Themen Optimierung und Vorausplanung berichtet haben, empfehlen wir Ihnen im Folgenden, sich vermehrt mit der Ausbildung und der Struktur Ihres Wissensmanagements im Field Service Bereich auseinanderzusetzen.

#3 – Investieren Sie in die Ausbildung!

Der Fachkräftemangel ist nicht erst seit gestern oder vorgestern ein Thema, mit dem sich auch die globalen Dienstleister kontinuierlich beschäftigen müssen.

  • Wie gewährleiste ich also, dass meine Techniker/innen ihr hohes Ausbildungsniveau halten und ausbauen?
  • Wie schaffe ich eine zwingend erforderliche Transparenz im Bereich Wissensmanagement?

Fragen, mit denen sich jedes Unternehmen beschäftigen muss, um die vom Kunden angefragten Dienstleistungen zeitnah erfüllen zu können und somit in der Vergangenheit gewonnene Wettbewerbsvorteile zu halten und auszubauen.

Uns ist hoffentlich allen bewusst, dass die Suche nach neuen Arbeitskräften im Regelfall teurer ist als das Halten von bereits etablierten, eingearbeiteten Angestellten. Genau aus diesem Grund sollten Sie als Arbeitgeber in die Aus- und Weiterbildung Ihrer Belegschaft investieren.

Im Rahmen einer Studie ergab sich, dass sich 69% der Befragten, einen transparenteren Zugang zu Expertenwissen im Digitalisierungsbereich wünschen. Das sind fast 7 von 10 Mitarbeiter/innen! Es ist also an der Zeit, Strukturen zu schaffen und Maßnahmen zu etablieren, die genau das gewährleisten.

Wie ist es bei Ihnen im Unternehmen? Können Ihre Mitarbeiter/innen während des Service-Einsatzes auf Expertenwissen zugreifen? Wir sind gespannt auf Ihr Feedback und melden uns nächsten Donnerstag mit Tipp #4 unserer Blogreihe „5 Tipps für Ihr Field Service Management“!

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5 Tipps für Ihr Field Service Management – Tipp #2

Sie haben den ersten Teil unserer Blogreihe „5 Tipps für Ihr Field Service Management“ gelesen und möchten wissen, wie es weiter geht? Nachdem wir im letzten Beitrag davon sprachen, dass auch Verfügbarkeiten von Arbeitskräften, Staumuster und kurzfristige Planänderungen durch bspw. Kundenwünsche in der Tourenplanung berücksichtigt werden sollten, kommen wir nun zu Tipp #2!

#2 – Planen Sie im Voraus!

Auch wenn Touren mit mehr als 10.000 Aufträgen potenziell über Nacht eingeplant werden könnten, sollten Sie Ihre Einsatzplanung bereits längerfristig im Voraus planen. Nur so erhalten Sie die Sicherheit, dass Ihnen zum Zeitpunkt der Tour-Ausführung genügend Ressourcen (Mitarbeiter/innen, Material, etc.) zur Verfügung stehen.

Hinweis: Auch in der Vorausplanung lassen sich bereits kundenfreundliche Besuchszeitfenster für den Service-Einsatz definieren.

Warum lieben wir bei ORTEC eigentlich die Mathematik? Ganz einfach… Durch die Verwendung von mathematischen Algorithmen erleichtern wir unseren Kunden administrative Dispositionsaufgaben. Die Anwendung der mathematischen Optimierung in der Vorausplanung und Echt-Zeit-Planung schafft mehr Kontrolle über die Kosten und zeigt gleichzeitig einen positiven Einfluss auf die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. Ja, auch auf die Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten wirkt sich diese aus. Mit bereits im Unternehmen genutzten Back-Office-Systemen, sowie Portalen für Ihre Kunden und/oder Ihre Angestellten, kommuniziert ORTECs Softwarelösung für die Tourenplanung und Personaleinsatzplanung. Hierbei bedient sie sich, wie so oft, an den Vorteilen der mathematischen Optimierung.

Im Idealfall sollte Ihre Lösung daher die folgenden Aspekte berücksichtigen:

  • Verfügbarkeit der Mitarbeiter/innen (Voll- und Teilzeitkräfte)
  • Vertragsvereinbarungen mit Ihren Angestellten (gesetzliche, tarifliche und betriebliche Regelungen)
  • Vertragsvereinbarungen mit Ihren Kunden (z.B. Service Level Agreements)
  • Notwendige Ersatzteile
  • Echt-Zeit-Optimierung zur Reaktion auf unvorhergesehene Umstände (z.B. Krankmeldung)

Das war unser Tipp #2 zur Optimierung Ihrer Field Service Management Aktivitäten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Optimieren und freuen uns auf Rückmeldungen, Fragen und interessante Gespräche mit Ihnen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Weiter geht’s nächsten Donnerstag mit Tipp #3!

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5 Tipps für Ihr Field Service Management – Tipp #1

Die Digitalisierung verändert die Arbeitsprozesse im technischen Kundendienst. Erfahren Sie in unserer Blogreihe mehr über die aktuellen Trends im Field Service Management.

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ORTEC‘s Selbstplanung schaffte es unter die Top 5-Digitalisierungsthemen in der Entscheiderfabrik!

ORTEC‘s Selbstplanung mit der Personaleinsatzplanung Software

„Arbeite doch einfach, wann Du willst!“

Unter diesem Motto schaffte es ORTEC bei der Teilnahme auf dem renommierten „Entscheider-Event“ unter die Top 5-Digitalisierungsthemen in der Gesundheitsbranche!
Der „Entscheider-Event“ wird jährlich von der „Entscheiderfabrik“, einem Inkubator für Digitalisierungsprojekte in der Gesundheitswirtschaft, organisiert. 644 hochkarätige Experten aus der IT-, Medizintechnik- und Gesundheitsbranche wählten Mitte Februar 2020 im Düsseldorfer Industrie-Club aus 12 Vorschlägen, die es in die Endrunde geschafft haben, die wichtigsten 5 digitalen Themen im Gesundheitswesen aus. Die Teilnehmer repräsentieren unter anderem 36 Branchenverbände, über 800 Einzelstandorte von Kliniken und 130 Industrieunternehmen und Beratungshäuser. Auch ORTEC hat teilgenommen – und schaffte es mit der ORTEC‘s Selbstplanung und der dazugehörigen Employee Self Service App für die Personaleinsatzplanung in die prämierten Top 5!
Zwei Klinikpartner haben sich das Thema „Selbstplanung“ ausgewählt und werden mit ORTEC gemeinsam ein Projekt beginnen. Im Rahmen des Projekts besuchen wir dabei auch einen Krankenhausträger in den Niederlanden, der sich schon seit zehn Jahren erfolgreich mit dem Thema Selbstplanung befasst“, kündigt Haberscheidt an. „Hier ergibt sich die Möglichkeit zu einer wertvollen Sparring-Session von Kollege zu Kollege zum diesem spannenden Thema – und das in einem hochmotivierten und kreativen Projektumfeld.“

Referenzprojekt mit Waldkliniken Eisenberg mit ORTEC‘s Selbstplanungssoftware

„Arbeite doch einfach, wann Du willst!“ Mit diesem provokanten Titel ihrer Präsentation gewannen Willem-Jan Verhoef, Business Manager, und Harald Haberscheidt, Senior Sales Manager bei ORTEC Healthcare, schnell das Interesse der Teilnehmer. Am einem Beispiel der Waldkliniken Eisenberg zeigten sie eindrucksvoll auf, wie ORTEC dort nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit durch Selbstplanung auf Basis einer Jahreskapazitätsplanung signifikant verbessern möchten.
Zusammen mit Geschäftsführer und David-Ruben Thies und Toren Böhnel, Leiter Kapazitäts- und Pflegemanagement der Waldkliniken Eisenberg, erläuterten die beiden ORTEC-Experten den Teilnehmern zunächst die wichtigsten Ziele, die ein Krankenhaus gemeinsam mit ORTEC bei der Personaleinsatzplanung erreichen wollen:

  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Reduzierung des Arbeitsdrucks und des Krankenstandes
  • Verbesserung der Work-Life-Balance der Mitarbeiter
  • Verringerung der Kosten für Mehrarbeitsstunden und Leiharbeit

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„Bislang haben wir wirklich jedes Problem gelöst“.

Was ist ein exzellenter Kundenservice?

Mehr Transparenz und schnelle Bearbeitung ihrer Anfragen zu ORTECs Softwarelösungen.

Erfahren Sie mehr darüber in unserem Interview mit Christian Tonke, Head of Global Customer Support.

Christian Tonke, arbeitet seit 2013 bei ORTEC. Er und sein Team sind die ersten Ansprechpartner für unsere Kunden, wenn es um eine schnellstmögliche Problembehebung geht. Heute steht er für den #TEC Blog Rede und Antwort.

Wie läuft eine typische Fehlerbehebung durch euch ab?

Die erste Anlaufstelle für alle eingehenden Support Anfragen ist unser Global Customer Support. Die Kollegen können durch ihre Erfahrung oder im Team schon hier für die meisten Probleme eine schnelle und erfolgreiche Lösung finden.

Und wenn nicht?

Sollte sich die Aufgabe komplexer gestalten, involvieren wir die Consultants, die das Kundenprojekt begleitet haben oder erarbeiten uns die Lösung durch die Übergabe- und Projektdokumentation. Führt das nicht zur gewünschten Lösung, nehmen wir den ORTEC Produkt Support oder die Entwicklungsabteilung mit dazu.

Was passiert dann hier?

Hier geht es dann ans Eingemachte. Manchmal erfordern die Lösungen auch einen Eingriff in die Programmlogik. Durch die Vernetzung mit dem tiefen Wissen unserer Consultants und Spezialisten aus unserer Softwareentwicklung  haben wir bislang wirklich jedes Problem zügig lösen können, sowohl im SAP- als auch im Microsoft-Umfeld.

Wie lange dauert es, bis ihr den Kunden wieder glücklich gemacht habt bzw. wann können Kunden ihre Support Anfragen loswerden?

Das hängt natürlich von der Problemstellung ab. Manche Probleme können innerhalb weniger Minuten gelöst werden, andere erfordern ein großes Team und benötigen mehr Zeit. Die Supportzeiten für unsere Kunden richten sich nach den gebuchten Leistungspaketen, Bronze, Silber oder Gold. Sie beschreiben die mit den Kunden definierten Supportzeiten, die von unseren üblichen Bürozeiten über individuelle Vereinbarungen bis hin zum 24/7-Service reichen.

Abbildung: Prozessablauf Global Customer Support

Prozessablauf Global Customer Support
Für weitere Informationen zum Thema Kundensupport erfahren Sie hier.

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